雑音対策やカメラの位置は？ Web商談の基本ビジネスマナーと注意点
テレワークが近年急速に普及したことにより、いまや常識となりつつある「Web会議・オンラインミーティング」。
社内のメンバーのみならず、取引先との商談・打ち合わせをWebで実施する機会も多くなりましたが、オンラインならではの新しいビジネスマナーも多く、雑音やカメラの位置など慣れていないと知らず知らずのうちに取引先に不快な思いをさせている可能性も。
そこで今回は、Webでの商談・打ち合わせを初めて行うという方や、「取引先に失礼のない対応ができているか不安だ」という方に向けて、Web商談における基本的なマナー・注意点について解説いたします。
Web商談の基本ビジネスマナー
従来の対面商談とは異なり、好きな場所・時間に行えるWeb商談は移動の手間が省けて便利ですが、スムーズに進めて成約率アップにつなげていくためにもオンラインならではのマナーをきちんと理解しておきましょう。
・事前に確認メールを送る
Web商談の予定が決まったら、まずは基本的には商談を持ちかけた方が相手にリマインドとして事前に確認メールを送ります。
対面に比べてWeb商談は気軽に行える一方で、相手が予定を忘れてしまっていた・直前になってキャンセルになったというケースも多いのできっちり連絡しておきましょう。
その際は、オンライン会議ツールのリンク共有はいつ頃送るのか記載しておき、商談で使用するプレゼン資料など事前に共有したいものがあれば一緒に送付します。
また、Web商談が初めて・不慣れな方が相手の場合はミーティングツールの操作マニュアルなども送付し、オンライン環境やWebカメラの設定など不明点があれば事前にサポートするといった細かな配慮も心がけましょう。
・話さない時はミュートにして雑音防止
Web商談中は、自分が話さないときは基本的にマイクをミュートに設定しておきましょう。
オンにしていると周囲の雑音を拾ってしまい、話が聞こえづらく相手に不快な思いをさせる恐れがあります。特に複数人で行うときは注意が必要です。
反対に、相手のマイクが雑音を拾ってしまっているときは失礼のないようにお願いをして円滑に商談を進めていきましょう。
また、周囲の雑音が聞こえない静かな場所であっても、マイクがオンになっているとパソコンの操作音やメモを取る音を拾ってしまうことがあるので注意してください。
・話は一方的にせず短く簡潔に
Web商談では、自分が一方的に話をせず簡潔にまとめる気遣いが対面時よりも重要になります。
対面とは異なり、オンラインでは声の被りを気にして普段より発言が少なくなりがちですので、話の合間に「なにか疑問はありませんか？」などと質問を挟みながら進めていきましょう。
チャットを併用して進めていくのもオススメです。
また、相手によく聞こえやすいように普段よりもゆっくり、はっきりと話すことを心がけてください。
・リアクションは大きめに
Web商談では、頷きや相槌といったリアクションは対面よりも大きくすることを心がけましょう。
対面に比べてWeb商談は細かいリアクションが相手に伝わりづらく、場合によっては無表情、話を聞いていないなどと誤解される恐れがあります。
そのため、商談中は笑顔で、リアクションは普段よりやや大きめなくらいがよいでしょう。こうした動きが変わるだけでも相手に熱意が伝わり、アピール力も高めることができます。
・商談時間は30〜40分以内を心がける
Web商談は可能であれば30~40分以内で終わらせるよう心がけましょう。
対面商談は時間をかけて行うこともありますが、Webの場合は長時間モニターを眺め続けることになりますので相手も集中力が落ちて疲れてしまいます。
そのため、なるべく簡潔にまとめて短時間で相手に伝わるように事前にしっかり準備しておきましょう。
前もってプレゼン資料などを共有しておくと相手も予備知識を持って商談を進められます。
・相手が退出してから終える
Web商談を終了する際は、相手が退出するのを待って切るようにしましょう。こちらから先にブチっと切ってしまうと最後の最後で相手に悪印象を与える恐れがあります。
対面で商談を終えたあとに相手にお礼を言って、お辞儀をして会社を出るのと同様に最後まで気を抜かずに見届けしましょう。
また、相手が通信を切ろうとしたタイミングでこちらに伝え忘れていたことを思い出し、重要な意見や質問が聞ける可能性もあります。
Web商談を始める前に確認しておくべき注意点
ここでは、Web商談を始める前に確認しておきたい注意点を挙げていきます。
特にWebミーティングツールに慣れていない方は、基本的なマナーは実践できていてもカメラの位置など、初心者ならではのミスが相手に不快な思いをさせる恐れがありますので、必ず事前にチェックすることをオススメします。
・逆光
Web商談を始める前に、髪型や服装など身だしなみを整えておくのは最低限のマナーですが思わぬ盲点となりやすいのが「逆光」です。
後ろに光源があると逆光となって自分の顔が暗くモニターに映ってしまい、相手から表情が見えづらい印象を与えてしまいます。
そのため、例えば商談前に後ろに窓があればカーテンを閉めて、顔が明るく見えるように卓上ライトを準備するといった対策をとりましょう。
自分の顔や表情がどう見えるかで相手に与える印象も大きく変化しますので、事前にモニターでセルフチェックを行ってください。
・背景
Web商談をコワーキングスペースやオフィスではなく自宅で行う場合は、背景には気を配りましょう。
商談中、後ろに洗濯物やゴミなど生活感のあるものが映り込んでしまうのはビジネスの場としてはふさわしくありません。
そのため、壁が背景になるようなところに移動したり、商談前に片付けて代わりに植物や小物を置いたりするとよいでしょう。
また、最近では「バーチャル背景」という自分で自由に背景を決められるツールも増えていますので、事前に設定するのもオススメです。
・カメラの位置
Web商談中はカメラをしっかりと見ながら話をするようにしましょう。
対面であれば相手と目を合わせて話しますが、Webの場合は画面ではなくカメラを見て話すと視線が合う形になります。
商談中にメールが届いたり、ペットなど周囲の様子が気になったりして目線を外すと無意識でも相手には伝わってしまいますので注意してください。
また、カメラの位置は自分の目線の高さにくるように調節しましょう。
カメラが顔より低い位置にあると、相手からすると見下ろされているように映るため不快な思いをさせる恐れがあります。
Web商談をスムーズに進めるためには防音対策も重要？
Web商談における基本的なマナー・注意点について解説いたしました。
Web商談は事前準備には手間がかかるものの、取引先とコミュニケーションをとる上で必要なマナーは対面からオンラインへと環境が変わっても大きな違いはありません。
相手の気持ちを考え、不快な思いをさせないように気遣いながら進めていけばオンラインでもきっとよい成果が残せることでしょう。
しかし、マナーをきちんと実践できていても、ストレスなくWeb商談を進めていくためには最低限の防音対策が必要となります。
商談中、相手が話している時はマイクをミュートに設定するのが雑音対策の基本ですが、自分が話している時に騒音・生活音が邪魔になってしまったり、逆に商談中の音漏れが家族の迷惑になってしまったりと「音」に関するトラブルが多く見受けられます。
自分で行える騒音・音漏れ対策としては、カーテンを閉める、防音カーペットを敷くといった方法が最もお手軽ですが、満足度の高い防音効果が得られるとはいえないため、「パーティション」や「吸音パネル」、「防音ボックス」などのしっかりとした設備を導入するのがオススメです。
防音カーペットなどに比べて予算はかかるものの、騒音・音漏れは防音対策なしではコントロールすることが難しいため、効率よく日々の仕事に取り組むための環境づくりにぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか？
宮地楽器が提供する吸音・消音性抜群の簡易防音室・防音パネルブランド「VERY-Q（ベリーク）」は多くの一般企業の方々に導入していただいている実績を活かし、テレワークの新たな形をご提案しております。
吸音パネルや防音ボックスなど、Web商談にも便利な製品を多数扱っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせ・ご相談ください。
