近年人気の「個室レンタルオフィス」！ メリットや契約時に気を付けるポイントは？
近年の働き方改革や、コロナ禍での働き方の変化によって「コワーキングスペース」や「レンタルオフィス」という名前を耳にする機会が圧倒的に増えました。
会社や自宅以外のワーキングスペースのことをレンタルオフィスと呼び、これらはさまざまな形態で運営されており、料金や場所、スペースは千差万別です。
テレワークの需要だけでなく、フリーランスの方や起業家にとっても快適に業務を進められることから人気を博しています。
その中でも、特に需要が高まっているのが「個室レンタルオフィス」というものです。
今回は、レンタルオフィスの中でも独立性の高い、個室タイプの特徴やメリットやデメリットについてご紹介します。
個室レンタルオフィスとは？
個室レンタルオフィスは賃貸契約をすることなく、区切られた個室スペースを利用できるオフィスのことです。
賃貸契約と比べて入居するハードルが低く、専用のデスクなど、業務に必要な設備が一通り揃っているケースが多いです。
個室スペースには大きく分けて、「完全個室」と「半個室」があります。
半個室タイプは、スペースをパーテーションで仕切り、その区画内を専有できるもので、オフィス空間が共有となるため、プライバシーやセキュリティの面で少し不安があります。
現在、人気があるのが完全個室タイプの方で、隣とは仕切りで区切られているわけではなく、完全に独立した個室になっているのが特徴です。
オフィスによって異なりますが、施錠が可能なのはもちろん、個室ごとのネット環境があり、専用の収納がある部屋や、24時間出入り可能、防音仕様になっている部屋もあります。
シェアタイプに比べると、プライバシーやセキュリティ面が安心で、静寂性が保たれるなども人気の理由です。
個室レンタルオフィスのメリット
・セキュリティ面が安心
個室オフィスの場合、しっかりとしたドアがあり、施錠が可能ですので盗難や情報漏洩のリスクが限りなく低く、安心して業務を行うことができます。
個室ごとに独立したネット環境を用意している部屋が多く、個人情報の保護対策の観点からもオフィスを選ぶ上では重要です。
・防音性に優れている
防音仕様になっている完全個室オフィスでは、静寂性が保たれますし、通話でやり取りをする場合も周囲を気にする必要がなく、場所を移動したり、小声で話したりせずに済む点もメリットです。
会話が他社に漏れる心配もなく、社内機密が漏れるリスクがかなり低くなります。
・必要なものが揃っている
前述したように設備が整っているところも多く、デスク、家具、プリンターなどが全て揃っていると、1から用意をしなくて済むので非常に便利です。
共有スペースで給湯器、シンク、電子レンジを完備していることもあります。
また、賃貸でオフィスを契約するとなると、光熱費などがかかりますが、個室レンタルオフィスでは光熱費などが料金に含まれていることも多く、これらの費用の心配がありません。
ただし、当然オフィスごとに契約が異なるため、事前に料金内容に含まれているかも調べて契約しましょう。
・自由に出入りができる
利用時間が限られた場所では途中で業務をやめなければなりませんが、個室オフィスは24時間365日営業しているところが多く、時間を気にせず業務を行うことができます。
また、受付に人が常駐しているかどうか、警備体制はどのようになっているのかなど、防犯の面でも探す際の参考にしてください。
個室レンタルオフィスのデメリット
このように個室レンタルオフィスはメリットが非常に多いですが、多少のデメリットも存在します。
・共同スペースより価格設定が高め
部屋を共同で使うコワーキングスペースや共有スペースに比べると、個室レンタルオフィスはどうしても価格設定が高くなります。
毎月払う金額が高いと会社としても赤字になるリスクがあるので、コストのバランスを考慮する必要があります。
・共同スペースのメリットが得られない
コワーキングスペースならではの良さが得られないという点もあります。
例えば、コワーキングスペースには、共同スペースを自由に使用できるため、たまたま近くに座った方と交流できる機会を持てることがあり、思わぬビジネスチャンスとなる可能性もあります。
個室レンタルオフィスにはそれがなく、外部の方と接触する機会が減ります。
1人で黙々と作業できる人であれば特に問題に感じないかもしれませんが、密室空間の個室だと孤独を感じたり、他人の目がないためダラダラと過ごしてしまったりし、逆に効率が落ちてしまう可能性もあります。
個室レンタルオフィスを選ぶ際に気をつけるポイント
個室レンタルオフィスは仕事を効率よく行うために利用する場所なので、利用を開始する際には入念に調べ、しっかりと検討して下さい。
・アクセスを考慮する
レンタルオフィスまで通いやすいかどうか、アクセスの良さも考慮しましょう。
来客を迎える際には駅から近いところが良いですし、車で来る場合に備えてコインパーキングなどが近くにあるか調べておくと良いでしょう。
・必要なサービスがあるか確認する
必要としているサービスを利用することができるかどうかも確認しておきましょう。
例えば、安定したインターネット環境やプリンター、デスク、椅子、収納スペース、シュレッダーなどです。
・利用規約をしっかりと把握する
個室レンタルオフィスには様々な利用規約があります。
利用する際の規約はもちろん、初回に保証金を払う必要があるなど、料金面の規約が定められているところもあります。
これからレンタルしようか検討しているオフィスの規約は必ず早めに把握しましょう。
あとで「知らなかった」と後悔することになってからでは遅いので、しっかり確認してください。
・料金の明細を確認する
個室レンタルオフィスの価格は立地や仕様、環境や設備などによってまちまちです。
レンタルオフィスに使える予算がどの程度かを決め、利用料から探してみましょう。
利用料金とは別に管理費や駐車場代などが別途発生する場合もあるため、最終的な料金を事前に確認しておきましょう。
また、個室レンタルオフィスには、郵便物直接受取や法人設立サービスなどのさまざまなオプションが用意されている場所が多いです。
しかし、これらのオプションを利用すると月々の料金が高くなっていくため、必要でないオプションは削った方が良いでしょう。
自宅に個室ブースを導入する方法も？
「テレワークで個室レンタルオフィスに通ってまで借りるのは面倒だけど、集中して業務ができるスペースは欲しい」という場合、自宅に個室ブースを導入してしまうという方法もあります。
自宅ですが、個室ブースの中は別空間のため、仕事とプライベートのオンオフの切り替えが上手に行いやすいです。
また、家族がいる場合でも防音性に優れたブースを設置することで、自身も家族もお互いに気をつかう必要がなくなります。
移動の手間や、セキュリティ面でも心配することがないため、導入を検討してみるのも良いでしょう。
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