周囲の話し声・雑音が気になる？ Web会議に適したオフィスの防音対策
テレワークの急速な普及とともに、新たなビジネスコミュニケーションとして多くの企業で導入されている「Web会議システム」。
在宅時での活用はもちろん、オフィスでも素早く外部との打ち合わせや商談ができるのは大きなメリットですよね。
その一方で、オフィスの自席またはフロア内でWeb会議をしていると「周囲の会話や雑音が気になって集中できない」、「マイクが周囲の音を拾ってしまって話が聞き取りづらいと言われる」という声も多く、さらには逆に周囲の人がWeb会議で生じる話し声や雑音を「うるさい」と感じているというケースも多々見られます。
そこで今回は、Web会議でよくある「音」に関するトラブルや、周囲を気にせずスムーズに会議を進めるための対策についてご紹介します。
Web会議でよくある「音」に関するトラブル
Web会議をスムーズに進めていくためには、安定した通信環境などが重要になるのはもちろんですが、会議中に起こるトラブルとして最も多いのが「音」に関する問題です。
・周囲の話し声や雑音
Web会議中に聞こえる周囲の話し声や雑音には特に注意が必要です。
音が気になって打ち合わせに集中できなくなるだけでなく、雑音をマイクが拾ってしまって相手に不快な思いをさせる恐れがあります。
在宅時は生活音が気になるという方は多いですが、オフィスではコピー機の稼動音や電話のコール音、エアコンのファンといった雑音がWeb会議の妨げになることも。
また、会議中にメモ代わりにキーボードを使用していると、タイピング音が相手に聞こえていて不快な思いをさせている可能性があるので注意しましょう。
・ハウリング・エコー
Web会議中に「キーン！」という不快な音が出てしまったことがある方は多いのではないでしょうか？
これは、スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまうことが主な原因で起こる「ハウリング」と呼ばれる現象であり、オンラインならではのトラブルです。
ハウリングは同じ部屋で複数のパソコンやタブレットなどを同時に使っている際などに発生しやすくなります。
また、同じ音がやまびこのように響いてしまう「エコー」も同様の原因で起こることがあるため注意しましょう。
・Web会議が周りの迷惑となっていることも！
Web会議でよくある「音」に関するトラブルは上記の問題に目が行きがちですが、逆に会議中にこちらの話し声などが周囲の迷惑となっていないかどうかについても考えなくてはなりません。
周りに音が漏れていると同僚の仕事の妨げとなるだけでなく、会議や商談の内容が聞かれて情報漏洩につながるリスクがあり、取引先からの信頼を失う恐れもあります。
Web会議の「音」トラブルを防ぐ基本的な対策とは？
「音」に関するトラブルは、近年Web会議システムの導入が当たり前になりつつある一方で適切な防音環境の整備が追いついていないことが主な原因として挙げられます。
しかし、基本的な雑音対策を取ることである程度は防ぐことができますので、Web会議の最低限のマナー・エチケットとして心がけておきましょう。
・ミュート機能を使う
Web会議中は自分が発言しているとき以外は、ミュート機能を使ってマイクが周りの雑音を拾ってしまうのを防ぎましょう。
ミュート機能を活用すれば、周囲の話し声や電話のコール音などの雑音がどんなにうるさくとも相手には聞こえていないので安心です。最低限のマナー・エチケットとして習慣づけましょう。
また、Web会議が不慣れな方と打ち合わせをするときは、自分が発言するときだけミュートを解除する、他の方が話しているときはミュートにするというルールを事前にアナウンスしておくとスムーズです。
・マイクとスピーカーの設置場所を見直す
Web会議中によくノイズが入る、ハウリングやエコーが発生するという方はマイクとスピーカーの設置場所を確認してみましょう。
パソコンなど電子機器の近くに置いていると機械音を拾ってしまいうるさくなることがあります。内蔵マイクを使っていても近くに電子機器があるとノイズが入る恐れがありますので注意が必要です。
また、マイクとスピーカーが近すぎるとハウリングやエコーが発生する原因となるので、頻繁に起こる場合はまずはそれぞれの設置場所を見直しましょう。
・高性能なマイクとスピーカーを導入する
マイクとスピーカーの設置場所を見直しても雑音が改善しない場合は、より高性能なマイクとスピーカーの導入を検討してみるのも得策です。
エコーキャンセラーやノイズキャンセラーの機能がついたものに変更するだけでトラブルが改善することがあります。
また、パソコンに搭載されている内蔵マイクは収音範囲が広く周囲の雑音を拾いやすいため、マイクが口元に近いヘッドセットを利用してみるのもオススメです。
・ノイズキャンセリングのアプリを導入する
Web会議中の話し声以外の雑音を消してくれる「ノイズキャンセリングアプリ」の利用も効果的です。
元々は動画配信を行っている方のあいだで使われることが多いアプリでしたが、Web会議システムの急速な普及に伴って近年活用される機会が増えてきています。
ノイズキャンセリングアプリを使えば、自分が話し終わるたびにミュート機能に切り替えてなくとも周囲の雑音を自動的に消してくれるので便利です。
このほかにも、使用しているWeb会議システムを見直してノイズキャンセリング機能などが搭載されているものを導入するといった方法があります。
手軽に導入できる防音設備でWeb会議をより快適に！
上記でご紹介した基本的な雑音対策は、Web会議をスムーズに進めていく上で大切なポイントです。
しかし、在宅時に比べてオフィスでのWeb会議は「周りの視線が気になる」、「会話の内容が聞かれる」、「周囲の人の迷惑になっているかもしれない」といった点にストレスを感じる方が多くいらっしゃいます。
そのため、オフィスでのWeb会議は自分のデスクなどは避けて、なるべく周囲を気にせず行える会議室などの静かな場所で行うのが得策ですが、多くの従業員が利用すると今度は部屋の数が足りないといった問題が起こる恐れがあります。
そこでオススメしたいのが、吸音性のあるパーティションや吸音パネルを導入してオフィスの空間を仕切ることで周囲の雑音や視線を遮断する方法です。
新たに部屋を増設するよりも遥かにコストが抑えられるのはもちろん、その吸音性の高さを利用して「Web会議ブース」を設置する企業が近年急増しています。
また、パーティションや吸音パネルに比べると予算は高くなりますが、電話ボックスのような見た目の完全個室型の防音室であれば、より周囲の音や視線を気にすることなくWeb会議をスムーズに進められます。
「集中ブース」ともいわれており、オフィスに出社しながら「今日は一人で仕事に集中したい！」という時にもオススメですよ。
今後ますます新たなビジネスコミュニケーションとして普及が期待されるWeb会議システム。この機会にぜひオフィスの防音対策を整備し、より快適にWeb会議が行えるスペースの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
宮地楽器が提供する吸音・消音性抜群の簡易防音室・防音パネルブランド「VERY-Q（ベリーク）」は多くの企業の方々に導入していただいている実績を活かし、オフィスにおける防音対策の新たな形をご提案しております。
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